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Empresas
O módulo de cadastros inicia-se pelo cadastro de empresas, é possível cadastrar varias empresas, contendo as seguintes funcionalidades:
- Cadastro das empresas que utilizam o TopPonto para o controle de ponto dos funcionários;
- Configuração da razão social da empresa, com CNPJ ou CPF, CEI, CNO ou CAEPF quando for necessário
- Configuração do fuso horário padrão da empresa
- Configurar os períodos de Fechamento, nos quais os dados não poderão ser alterados;
- Definir os parâmetros do DSR (Descanso Semanal Remunerado).
- Configuração dos departamentos.
- Ativação do REP-P.
- Obtenção do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade.
Para incluir uma nova empresa no sistema, clique em Adicionar.
Na tela “Nova Empresa”, preencha os dados conforme solicitado.
No cadastro de empresas, os campos CPF ou CNPJ devem ser preenchidos com informações válidas, sendo aceitos tanto CNPJs numéricos quanto CNPJs alfanuméricos, conforme o padrão suportado pelo sistema.
Não é permitido cadastrar mais de uma empresa utilizando o mesmo CPF ou CNPJ já existente no sistema.
Data de Apuração
Define o início do ciclo de apuração das aprovações, tanto no painel do navegador quanto no aplicativo. Essa configuração também interfere no comportamento das jornadas flexíveis:
- Quando a jornada for mensal, o ciclo sempre se iniciará nesta data;
- Em jornadas semanais, o ciclo será iniciado toda segunda-feira e também na data de apuração configurada.
Observação: A data de apuração é configurável por empresa, permitindo que cada uma tenha seu próprio ponto de partida para o ciclo de apuração.
Fuso Horário
O fuso horário é definido por padrão no cadastro da empresa, e utilizado na aba Mobile do cadastro de funcionário,
ao selecionar a opção “Padrão da empresa” em Origem do Fuso Horário, o horário exibido no aplicativo do funcionário será ajustado conforme o GMT definido para a empresa.
Grupo Econômico
No Cadastro de Empresa, é possível relacionar empresas pertencentes a um mesmo Grupo econômico, facilitando a gestão de múltiplas empresas dentro de uma mesma estrutura corporativa.
Para associar empresas ao mesmo Grupo Econômico, selecione a opção “Sim” no campo Grupo Econômico em seus cadastros.
Conforme a Portaria 1510, essa configuração permite que as marcações de ponto sejam registradas no mesmo REP para funcionários que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam atuando em outra empresa pertencente ao mesmo grupo.
Após a configuração, as empresas vinculadas poderão utilizar o mesmo REP para os registros de ponto.
ATENÇÃO
Os REPs utilizados pelas empresas do Grupo Econômico possuirão um único CNPJ ou CPF. Portanto, devem ser observadas as seguintes orientações:
No TopPonto
- É possível cadastrar várias empresas pertencentes ao mesmo Grupo Econômico utilizando o mesmo equipamento;
- No cadastro das empresas, deve-se ativar a opção Grupo Econômico;
- No cadastro do equipamento, deve-se configurar a empresa matriz do Grupo Econômico;
- As marcações dos funcionários serão automaticamente relacionadas às empresas nas quais estiverem cadastrados.
No REP
- Todos os comprovantes de ponto gerados pelos funcionários serão emitidos com os dados da empresa Matriz.
- Conforme a FAQ 135 do site do MTE, caso o grupo possua várias empresas, os arquivos AFDT e ACJEF serão gerados por estabelecimento, identificado pelo respectivo CNPJ ou CPF com 14 posições.
Editar cadastro
Para editar o cadastro de uma empresa, clique diretamente sobre o nome da empresa na listagem.
Realize as alterações que desejar, depois clique no botão, “Salvar”.
Excluir empresa
Para realizar a exclusão de uma empresa:
- Selecione a empresa desejada na listagem.
- Clique no ícone de lixeira, localizado no canto esquerdo da tela.
- Confirme a operação.
Atenção: A exclusão não será permitida se a empresa possuir REP, funcionários vinculados ou se o cadastro estiver com o REP-P ativado.
Departamentos
Os departamentos podem ser cadastrados diretamente nesta tela ou durante o cadastro de funcionários, facilitando o processo de configuração.
Para cadastrar um novo departamento:
- Clique em “Adicionar”;
- Informe o nome do departamento no campo correspondente;
- Clique em “Salvar” para concluir o cadastro.
Para editar um departamento já cadastrado, clique sobre o nome desejado, realize as alterações necessárias e selecione “Salvar” para aplicar as mudanças, também e possível cadastrar equipes e seus responsáveis.
- Para adicionar uma equipe clique no botão “Adicionar”.
- Incluía o nome da equipe e os responsáveis.
O cadastro de responsáveis é opcional. Quando configurados, os responsáveis podem ser vinculados a diferentes equipes e terão acesso, por meio do aplicativo.
Para excluir um departamento, selecione o item desejado e clique no ícone de lixeira, localizado no canto esquerdo da tela.
CEI / CNO / CAEPF
Esta opção permite cadastrar os registros legais da empresa, conforme o tipo:
- CEI : Cadastro Específico do INSS.
- CNO : Cadastro Nacional de Obras.
- CAEPF : Cadastro de Atividade Econômica de Pessoa Física, destinado a contribuintes sem CNPJ ou empregadores domésticos.
Caso a empresa possua algum número CEI, CNO ou CAEPF, clique em “Adicionar” para incluir a numeração correspondente.
Informe o número e clique em “Salvar”.
Observação: Uma empresa pode cadastrar vários registrosCEI/CNO/CAEPF, conforme sua necessidade operacional.
Habilitação do REP-P
Para ativar o REP-P para o CEI, CNO ou CAEPF informado, altere a opção “Habilitar REP-P” para “Sim”, informe o nome do local de prestação de serviço ou endereçodo estabelecimento e clique em Salvar.
Atenção:
Após habilitar o REP-P, não será mais possível desabilitá-lo, o respectivo número CEI/CNO/CAEPF não poderá ser excluído do sistema.
Neste REP-P, somente serão armazenados os funcionários associados à numeração informada no cadastro de funcionário.
- Para editar um registro CEI/CNO/CAEPF, clique diretamente sobre o número desejado.
- Para excluir, selecione o item, clique no ícone da lixeira no canto esquerdo da tela e confirme.
Fechamentos
A funcionalidade Fechamento no TopPonto tem como principal objetivo bloquear alterações em dados já processados relacionados a jornadas, marcações, banco de horas, horários, entre outros. Uma vez que um período é fechado, suas informações tornam-se imutáveis, garantindo a integridade dos registros e dos cálculos realizados.
Características do Fechamento
- O fechamento é realizado por empresa. Caso existam várias empresas cadastradas no sistema, cada uma pode manter seus próprios fechamentos, de forma independente.
- A Topdata recomenda a realização do fechamento mensalmente, após o devido tratamento dos dados pelo setor de RH.
- Antes de executar um fechamento, recomenda-se que todas as marcações estejam tratadas por meio da funcionalidade “Manutenção de Marcações”. Caso o fechamento seja realizado sem esse tratamento, não será possível editar os dados posteriormente, a menos que o fechamento seja excluído.
- Para funcionários ativos que utilizam Banco de Horas, é obrigatório definir uma data final para o controle de horas dentro do período de fechamento.
- Para funcionários inativos com Banco de Horas em aberto, o sistema permitirá configurar a data de demissão como data final do banco no momento do fechamento.
- Recomenda-se que jornadas, horários e bancos de horas sejam atribuídos de forma adequada e segmentada por empresa. Caso uma mesma jornada seja compartilhada entre empresas diferentes, e uma delas já tenha realizado um fechamento, não será possível alterá-la na outra empresa. Por esse motivo, configurações genéricas e globais não são recomendadas.
- O processo de fechamento pode levar alguns minutos. Após iniciado, aguarde sua conclusão sem interromper o processo.
Inconsistências
Após o fechamento, o sistema exibirá a data de início e fim do período fechado, além de indicar se houve inconsistências no processo.
No contexto do TopPonto, considera-se como inconsistência:
- Registros com número ímpar de marcações;
- Dias com mais de 20 marcações de ponto.
Para entender melhor essas ocorrências, consulte os tópicos relacionados a AFDT e ACJEF, que detalham o conceito de inconsistência.
Como Incluir um Fechamento
- Acesse o menu de Fechamentos;
- Clique em “Adicionar”;
- Informe a Data Inicial e a Data Final do período a ser fechado;
- Clique em “Salvar”.
O sistema iniciará automaticamente a verificação de inconsistências dentro do período informado. Em seguida, o processo de fechamento será executado.
Após a conclusão, a tela apresentará o período consolidado como fechado e o status referente à presença (ou não) de inconsistências.
Exclusão de Fechamento
Para excluir um fechamento existente:
- Selecione o item desejado;
- Clique no ícone da lixeira, localizado no canto esquerdo da tela;
- Confirme a operação para concluir a exclusão.
A exclusão de um fechamento reabre o período, permitindo novas alterações nos dados anteriormente bloqueados.
DSR
Clique no link abaixo para acessar conteúdo sobre DSR:
REP-P
Clique no link abaixo para acessar conteúdo sobre REP-P:
Atestado Técnico
O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é um documento que declara que o TopPonto é um programa de tratamento de ponto em conformidade com a Portaria/MTP nº 671.
No caso de haver mais de uma empresa cadastrada no TopPonto, cada empresa terá seu próprio documento, assinado digitalmente.
Para obter o documento, clique no botão “Solicitar emissão do documento”.
O arquivo será gerado e assinado digital
- O documento não é disponibilizado imediatamente após a solicitação.
- O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é assinado digitalmente pelo responsável técnico e legal da Topdata.
- Após a assinatura digital, o documento ficará disponível para download.
- Para baixar o arquivo, clique no botão “Visualizar”.
