Para incluir uma aprovação coletiva clique no botão “Adicionar“.
Em “Empresas”:
Selecione a empresa à qual pertencem os funcionários para o qual serão enviadas as aprovações.
- Para selecionar uma empresa, clique sobre o nome desejado.
- Para selecionar todas de uma única vez, clique em “Selecionar todos >>”.
Em “Departamentos”:
Selecione os departamentos que abrangem o funcionário ou grupo de funcionários desejado.
Em “Jornada”:
Selecione as jornadas que abrangem o funcionário ou grupo de funcionários cadastrados.
Em “Funcionários”:
Selecione os funcionários para os quais serão enviados a aprovação.
Observação:
Caso deseje selecionar todos os registros disponíveis (todas as empresas, todos os departamentos e todos os funcionários), clique no botão “Selecionar todos >>”. Para selecionar apenas um ou mais registros específicos, clique sobre o item desejado.
- Descrição: defina uma identificação para as aprovações.
- Referente ao mês/ano: informe o mês e ano de referência da aprovação.
- Data inicial / Data final: informe, respectivamente, as datas de início e fim da aprovação. Por padrão, essas datas são carregadas conforme configuração no cadastro da empresa, na aba geral.
- Aprovar via: selecione se a aprovação será enviada via RH ou Funcionário. Escolhendo Funcionário, a aprovação será enviada para o mobile. Escolhendo RH, a aprovação será registrada automaticamente, sem envio para o funcionário, servindo apenas para controle interno.
- Enviar e-mail de notificação: habilita o envio de notificação via e-mail para os funcionários selecionados que possuam e-mail cadastrado no mobile.
Observação:
É importante verificar os relatórios antes de enviar uma aprovação para o funcionário, pois qualquer alteração de dados ou configuração de parâmetros efetuados após o envio da aprovação não surtirão efeito, sendo necessário apagar a aprovação e enviar uma nova.
Após definir todos os itens, clique no botão “Executar”.
Em Resultado, será exibido o resultado do lançamento, informando:
- Descrição
- Motivo
- Período
- Funcionários que foram lançados.
Com a flag “Aprovação manual” desabilitada:
- Se algum funcionário não tiver cadastro mobile ou
- Se tiver cadastro, mas sem acesso ao menu Aprovações configurado na aba mobile, o lançamento não será efetuado para esse funcionário.
Também é possível exportar os resultados em um arquivo TXT.
Para isso:
- Clique na opção “Exportar resultado”.
- Selecione o caminho onde deseja salvar o arquivo.
- Clique em “Salvar”.
Após o lançamento coletivo, na tela principal do lançamento é possível visualizar um resumo contendo:
- Quantos funcionários receberam a aprovação.
- Quantos funcionários aprovaram.
- Quantos funcionários reprovaram.
Ao clicar sobre o registro, é possível visualizar informações detalhadas, acessar os relatórios correspondentes e reenviar o e-mail de notificação, se necessário.
Em “Visualizar aprovações”, é possível acompanhar com detalhes o status de cada funcionário:
- Aprovaram : Funcionários que confirmaram a aprovação.
- Reprovaram : Funcionários que recusaram a aprovação.
- Aguardando resposta : Funcionários que receberam o relatório, mas ainda não responderam.
Abaixo é exibida a lista dos funcionários que receberam o relatório, mas ainda não enviaram sua resposta.
Funcionários que aprovaram o relatório:
Funcionários que reprovaram o relatório: nesta seção, é possível verificar o motivo pelo qual o funcionário reprovou o relatório.
Na opção “Visualizar relatórios”, é possível realizar o download dos relatórios enviados aos funcionários.
O sistema gera automaticamente um arquivo compactado no formato .ZIP, contendo todos os relatórios selecionados.
O arquivo conterá três pastas, organizadas de acordo com o status das aprovações.
Observação:
Caso, em um lançamento coletivo, todos os funcionários tenham aprovado o relatório, será criada apenas a pasta “aprovados”.
Ao abrir essa pasta, os arquivos estarão disponíveis no formato .PDF, prontos para visualização.
Na opção “Reenviar e-mail de notificação”, é possível reenviar a mensagem apenas para os funcionários que ainda não responderam ao relatório, ou seja, aqueles com status “Aguardando”.
Caso seja selecionada a opção “Aprovar via RH”, as aprovações não serão enviadas aos funcionários, servindo apenas como controle interno do RH.
Após a realização do lançamento coletivo, a tela principal exibe um resumo com as informações do processo.
Observação: Quando a aprovação for do tipo RH, não será possível realizar a reprovação.
Ao clicar sobre o registro, é possível acessar informações detalhadas, bem como visualizar os relatórios correspondentes.
Na opção “Visualizar relatórios”, é possível efetuar o download dos relatórios que já foram aprovados ou que ainda estão pendentes de aprovação. O sistema gera um arquivo compactado no formato .zip, contendo todos os relatórios correspondentes.